Customer Service Telephone Reception Specification

1.0 objet

Regulatory Property Service CentreRépondre au téléphoneEtProtocole, de fournir des services de qualité et efficaces aux enseignants et aux étudiants, de montrer la bonne image de l 'entreprise et le visage spirituel.

2.0 champ d'application

Cette norme s' applique au personnel de direction du Centre de services immobiliers.

3.0 Éléments de procédure

3.1 Le téléphone répond à trois coups de téléphone: « Bonjour, Huawei Property »;

3.2 Au moment de la transmission, s' il s' agit d 'un appel téléphonique, veuillez excuser l' autre, en lui disant: « Bonjour, Monsieur / camarade de classe, qui est en train de répondre au téléphone, s' il vous plaît appelez plus tard ou demandez - lui s' il a besoin de laisser un message; si l 'autre demande à passer quelqu' un d 'autre, s' il le souhaite, veuillez lui remettre un instant avant de le transmettre à l' intéressé;

3.3 La clarté de la parole, la douceur de la parole et la régularité de la langue;

3.4 Être concis et ne pas utiliser de téléphone de bureau pour des affaires personnelles;

3.5 Le téléphone ne peut être raccroché qu'une fois que l'autre partie a été identifiée;

3.6 Au moment de la réception d 'un appel de bureau, s' il y a d' autres appels à répondre, veuillez excuser la personne en cours de communication et lui dire: « Excusez - moi, puis - je répondre? » avant de pouvoir répondre avec l 'accord de l' autre partie;

3.7 s' il s' agit par la suite d 'une affaire de service, veuillez indiquer à l' autre que vous êtes en train de recevoir un appel d 'un autre enseignant et d' un autre étudiant.

3.8 si un appel personnel doit lui indiquer qu'il est en train de recevoir un appel de l'enseignant et de l'étudiant, il est demandé à l'autre de l'appeler plus tard.

3.9 Les enseignants et les élèves qui reçoivent des appels téléphoniques de bureau ont besoin de recevoir des instructions (sourire à la tête, réservation) et de mettre fin à l'appel dès que possible;

3.10 Lorsqu'un enseignant ou un étudiant a besoin d'un téléphone, il doit s'excuser auprès de l'enseignant et de l'étudiant en visite avant de répondre au téléphone;

3.11 pour répondre à un appel téléphonique, il faut être attentif au ton et ne pas avoir l 'air d' être trop riche, de danser les pieds et d 'être à l' écart des élèves et des enseignants;

3.12 La partie qui fait appel est un collègue qui travaille et qui est plus familier, mais qui n'est pas facile à appeler pour éviter les malentendus entre enseignants et élèves;

3.13 Il est interdit de raccrocher les appels téléphoniques des enseignants et des élèves, d'adopter une attitude qui ne laisse pas d'être troublée et d'avoir un ton trop élevé.

4.0 Autres exigences

4.1 Si la partie appelante n'est pas en mesure de communiquer immédiatement, les informations qu'elle est tenue de communiquer, telles que la communication, le nom de l'autre partie, son numéro de téléphone, ses coordonnées, etc., sont consignées dans un procès - verbal détaillé;

4.2 Les appels des enseignants et des élèves doivent être enregistrés sur le formulaire d'enregistrement de la correspondance;

4.3 Si un appel privé doit être notifié, il doit être enregistré sur un papier signé et communiqué à la personne concernée dans les plus brefs délais;

4.4 enregistrement et transmission de toute transaction, avec une description claire et précise.

5.0 formulaire d'enregistrement des communications émanant de sources