情報収集の基本的な方法

★様々な書類や手紙を請求し、毎日オフィスに送り、秘書を通して処理します。

これらの書類や情報を検索して、価値のある情報を取り寄せていますか？雑誌のカタログや内容を掲載しています。

ですから、新聞に掲載されている雑誌の広告に注意して、必要な資料を見つけたら、すぐにマークしてください。

雑誌を見ていると、中に興味のあるものがあったら、赤い鉛筆で下に波の線を引いたり、切ったりして、保存価値のない古い雑誌に貼ってあります。

もし切ったのがとても不規則ならば、コピーした16枚の紙に貼ってもいいです。雑誌の名前と日付を必ずメモしてください。雑誌自体に価値があるなら、適当に切ってはいけません。必要な内容をコピーしてもいいです。

この過程で注意しなければならないのは、_・切りにくいならコピーです。一部の内容は重要です。切りたいですが、惜しいです。この版は全部役に立つので、この一枚を切ったら、全体の面を破壊します。

このようなカットできない場合はコピーします。

新聞のレイアウトは縦にならっていますが、読むときは右から左までです。

この段落が終わったら、次の段落はまた右から左までです。

前の段落のところで次の文章の始めにぴったり行くと、ちょっと注意しないと、新聞の切り抜きの時に一つの文章の終わりを捨てがちです。

また、添付されている関連のない文章を切り抜くことで読みやすいように注意します。

_★マニュアルやカードを使って、保存したい情報を整理して抜粋します。

摘録の方法を採用して資料を収集する。正確で、内容が簡潔で、適切に保存され、探しやすい。

秘書が新聞や雑誌から集めた情報の内容は一般的なので、ボスが読む時は必ずしも丁寧にしなくてもいいです。忙しい時には、目で見出しを掃除してもいいです。

だから秘書の今の責任は重要な内容を記号で重点線を引いて彼の注意を引きます。

それらの長い文章、特に海外の雑誌で当社に関する最新の報道は、必ず文章のそばに要点を説明する文字を加えて、新しい名詞と英語の略語に出会って、必要な注釈を加えます。

秘書は日常の仕事の中で、会議の上司や関係者の発言、指示、提案や意見を意識していませんか？これらを記録し、分析し整理すれば、価値のある情報を抽出できます。