知識放送：公文書処理の流れ

基本的な紹介

機関のこと

文書を受け取って処理する一般的な過程

本庁の外部からの公文書に対する処置と管理をいう。

1.第一段階：公文書の受給と分流

（1）署名します。

規定の確認、点検、チェック、署名の手続きを履行した後、機関に設置された外部受付者、通信者は、発信機関、郵便部門、機密通信部門、書類交換ステーション、または持参した通信設備から公文書を受け取ること。

（2）外注登記。

外部からの発行者が署名・受領を完了した後、文書の受け取り状況について簡単に記載します。

（3）開封。

つまり、外注登記が完了したら、公文書は機関に送付して統一されます。あるいはそれぞれ内部機構に設置された内授受部門（または人員）によって、署名した後、統一的に管理します。

(4)内文登録。

すぐに文書を受け取ったことについて、内の受付者がより詳細に記載します。

（5）分割します。

つまり、文書を分類して選別した後、指定された関係者が公文書の重要度、各部門の職責分業及び関連手順の規定に基づいて、公文書を関係指導者、関係部門の職員に送付し、閲覧して処理する。

（6）抜粋。

文書管理者が部分的に処理過程に投入するための重要書類に対して行う加工活動は、主にこれらの書類に対してダイジェスト、要約、概要を書いて、関連データ資料などをまとめています。

2.第二段階：文書の処理

(1)します。

部門責任者または関係具体的なスタッフが公文書を真剣に読んで分析し、提案的な処置意見を提出し、関係指導者の審査決定に供する。

（2）バッチ。

つまり、機関の指導者や部門の責任者が公文書に対して意見を提出します。

（3）引き受けます。

つまり、関係者はロットごとに文書に対する事務と問題を具体的に処理します。

(4)注办。

引受人が公文書の引受状況にサインして、検査を待つことを忘れないようにします。

3.第三段階：回覧と催事

（1）回覧を組織する。

独立または少数の公文書が複数の部門または複数の職員に読まれて処理される場合、公文書は彼らの間で効果的に伝達され、読まれること。

（2）取り立て。

公文書処理管理機構が引き受けの期限とその他の関連要求に基づいて公文書の引受過程に対して行う督促検査。

（3）取り調べる。

重要な公文書の実際の執行状況に対する公文書処理管理機構またはその他の専門組織による照合・審査協力業務。

4.第四段階：公文書の処理完了

含んでいます：立巻ファイリング、キャンセル、一時保存、廃棄など。

文書を受け取って活動の方法の要点を取り扱います。

1.計画する

計画は補助的な方策決定活動であり、目的は決定活動のために選択可能な方案を提供することである。

きちんと公文書を読み、相手の意図や問題の性質や実態を明らかにする。

（2）意見は簡明、具体的、適切であること。

（3）2つ以上の案を提出する時は、その順序を重んじ、一般的に傾向意見を前面に置いて効果を高める。

（4）意見はきちんとして、はっきりと「書類処理書」の該当する欄に記入し、作成者の名前と日付を記入してください。

（5）公文書に関連する問題が比較的に処理しやすく、指導者に自分の案を採用することに一定の自信がある場合、直接に複文原稿を作成して審査決定に供することもできます。

2.バッチ

バッチは法定責任者が法定事務処理権を履行する決定的活動である。

法定責任者は機関または部門の指導者である。

バッチの要求は：(1)権限を越えて公文書を批准してはいけません。

（2）バッチの範囲を厳格に制御し、バッチなしで同様に有効に取り扱うことができる公文書は、すでに統一的な処分意見の公文書を承認しました。他の人は既に合法的で、明確で効果的に意見を批准する公文書を持っています。

（3）意見の承認は明確、肯定、具体的で、前後一致で確実に実行できる。

(4)有効な措置を取って、承認意見の実行結果を監督する。

（5）決裁過程において、公文書に関わる問題が自分に権利がないことや確実に処理できないことが発見された場合、決裁を仮処分に変更することができる。

この過程で必ず事実に基づいて事件の状況を明らかにしなければならない。

（6）ロットの意見はきちんとして、はっきりと「書類処理書」または「書類回覧書」の関連欄に記入し、承認者の氏名、年月日に署名しなければならない。

3.引き受けます

引き受けをしてこそ、公文書は有効になります。これは公文書の取り扱いの中心的な一環です。

運営に当たっては、（1）公文書の内容に関する法律、法規、方針政策及び上級機関の公文書を熟知し、関連業務を熟知すること。

（2）公文書に対する問題を効果的に処理するために、実際に深く掘り下げ、調査研究を強化しなければならない。

（3）協議を強化し、各方面の関係の調整に努める。

（4）面談、会議、電話コミュニケーション、現場事務など様々な運営方式を有効に活用する。

（5）主次をはっきり区別し、緩急を区別し、科学的に請負順序を手配する。

（6）各級の指導者は積極的に参加して引き受けます。

（7）引受結果の検査と監督を重視する。

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4.発注

注办の主な役割は忘れて検査を待つことで、後日の試験のために根拠を提供します。

注办理は主催者が勝手に完成します。つまり、引受活動の進行に従って、いつでも引受状況を反映する内容を「書類処理書」の該当する欄に記録します。

注の項目には通常、復唱、復文番号及び復文日が含まれています。会議の名称、会議の出席範囲、決議と結果、電話でのコミュニケーション時の相手方の受話者、通話内容と日付、現場事務の参加者、問題解決方法の措置と結果、主な閲覧者、引受人の名前、日付などが含まれています。

文書を受け取って活動の方法の要点を管理します。

（1）署名します。

署名は文を受け取って办理する第1本のプログラムで、ファイルを受け取った後に受取人は相手のファイルの投函書あるいは送り状の上でサインして、受け取りますと表しています。

その役割は、一つは双方の責任を明確に引継ぎするために証憑を提供すること、もう一つは文書の運行安全を保証するためである。

（2）登録する。

登録の形式は主に簿式、カード式、連単式の3種類があります。

登録する時に注意しなければなりません。文の受取と発文、書類と緊急書類は別々に行われます。軽重緩急をはっきり区別して、急便は付随して掲載します。平件はバッチリと記入しますが、日から当日まで登らなければなりません。登録番号は空欄を残さず、重さは出ません。字がきちんと書かれていて、略語を乱用しません。すべての登録項目は完全に正確にしてください。タイトルのない書類については分かりやすく、正確に作成してください。

（3）開封。

開封は専任者が責任を負うべきである。縁取の親書を明示し、指導者が自ら啓発する。開封後は公文書の完全な状況を確認するべきである。

(4)分割します。

公文書で運転の方向を確定します。

これは公文書が正確かどうか、速やかに取り扱われるかどうかを決める仕事です。

書類の性質、重要度、機密の程度、期限の要求、内容に関わる職責範囲、および機関の各部門、各級の従業員の分業、関係手順、慣例によって処理に送ります。

支店は専門登録が必要で、関係責任者は受取人と引き継ぎの手続きを履行しなければなりません。

公文書を送る前に必要に応じて、「書類処理書」や「書類回覧書」などを添付して、文の通りに動かしてください。

（5）公文書の抜粋。

重要公文書の投入前に行われた加工。

公文書の取り扱いに便利で、執務時間の短縮が目的です。

要約、要約は公文書に添付して指導者または他の職員の閲覧所に送ることができます。また、「公文情報」、「来文摘報」などの刊行物に掲載することもできます。

一般的にはまとめ、データを単独で作成して提供し、「情報速報」などに掲載することもできます。

（6）回覧を組織する。

組織の回覧に際しては、①合理的な回覧ルート形式を選択すること。

②順番を正しく並べ、状況に応じて適宜調整します。

③いくつかのコピーのように、適切に分岐します。

④複数の回覧形式を積極的に利用し、発展させることにより、閲覧室を開拓し、閲覧者を集めて文章を集中的に閲覧し、現代化手段を利用して文書などを回覧することができる。

⑤回覧登録手続きを行う。

⑥読書状況を適時に確認し、指導者の指示を有効に実行する。

（7）催促。

引受時限と関連要求によって公文書の引受過程に対して行う督促と検査過程。

仕事の取り立ての一般的な過程は、対象を明確にし、仕事を引き受ける要求（時間制限、方式、原則など）を明確にし、仕事の取り立てに必要な状況を「書類催促状」などの形式で記録し、取り立ての根拠とします。定期的または随時に担当部門または人員に問い合わせ、仕事の進捗状況を検査します。問題解決の方法、措置をタイムリーに協力し、文書の迅速かつ効果的に運行します。

（8）査察する。

公文書の査定とは重要な公文書の執行状況を審査し、引受者に全面的かつ具体的に公文書の精神を実行させ、問題に関する活動を解決するよう促し、協力することである。

公文書の取締りと催事はいずれも監督的な管理活動であるが、両者の違いは比較的にはっきりしている。①取り立ては公文書の進行に対する監督管理であり、重要なのは公文書を「時」として完成させることであり、取調べは請負過程を監視するだけではなく、公文書の実際的な効果のすべての過程を管理し、時間通り、量的に関連事務を完成させることである。

調査業務の一般的な過程は、立案すれば、調査対象を確定すること、委託し、関連部門に調査任務を配置すること、担当部門に問い合わせて办理状況を説明すること、フィードバックして、調査办理者によって調査状況と結果を指導者に反映させること、販売し、結果を得た請負項目を取り消して、公文書を完成させることです。