Office 아가씨 전화 예의

OFFICE 아가씨의 대외적인 이미지가 회사를 대표했습니다.

통화할 때 목소리가 너무 크지 않아 상대방이 잘 들리게 하면 된다. 그렇지 않으면 상대방이 불편할 수도 있고, 사무실에 다른 사람의 일에 영향을 미칠 수도 있다.

잇다

전화를 받을 때 상대 기관의 명칭 및 소속 부서에 물어보고 전화를 받을 때 지정 수화자에게 편리함을 제공해야 한다.

상대방이 찾아야 할 사람이 없을 때 상대방의 동기, 목적이 무엇인지 모르면 아무렇게나 말을 하지 마세요.

권한이 없는 상황에서 당사자의 행적을 지정하지 마라.

전화가 통하고 있는데 손님이 찾아오는 것을 원칙적으로 손님을 접대하는 것이 원칙적으로 먼저 손님을 초대해야 한다. 이때 가능한 한 빨리 통화 상대에게 사과를 드려야 하며 허가를 받고 전화를 끊어야 한다.

하지만 전화 내용이 중요하기 때문에 당장 끊을 수 없을 때 방문객이 기다리는 것을 알려 통화를 계속해야 한다.

전화 중

상대방이 자신의 성명을 알리지 않았다면 상사의 행방을 직접 묻는 것은 예의 바르게 물었다. "실례지만 누구세요?"

손님을 접대하고 있는 사람에게 전화가 있을 때 구두로 전달하지 않는 것이 좋다. 메모를 이용해 비밀을 유출할 수 있는 것은 피하고, 사고로 인한 난감과 불쾌함을 피하는 것이 좋다.

상대방이 말하는 내용을 잘 들을 수 없을 때 주저하지 말고 상황을 명확하게 알려 상대방에게 개선해 주세요.

전화가 갑자기 고장이 나면 통화가 중단되면 반드시 다른 전화를 바꿔서 상대방에게 설명해야 한다.

전화를 끊기 전 예의를 무시해서는 안 된다. 상대방이 전화를 끊고 전화를 끊어야 수화기를 내려놓을 수 있다.