전화의 7대 세부 사항을 받아들이다

(1)중요한 첫소리

한 부서에 전화를 하면 상대방이 친근하고 아름다운 인사를 들을 수 있으니, 마음이 매우 유쾌하게 되어 쌍방의 대화가 순조롭게 진행되게 하고, 이 부서에 비교적 좋은 일이 생기게 되었다

(2)기쁜 마음

전화를 할 때 좋은 마음을 유지해야 한다. 이렇게 상대방이 너를 볼 수 없어도 환한 말투에서 감염된다. 상대방에게 좋은 인상을 남기기 때문에 얼굴 표정으로 목소리에 영향을 미칠 수 있다.

(3)또렷한 목소리

전화하는 과정에서 담배를 피우거나 차를 마시거나 간식을 먹으면 절대 안 된다. 게으른 자세라도 상대방은 ‘들을 수 있다 ’고 할 수 있다.

만약 당신이 전화를 할 때 허리를 구부리고 의자에 누워 있다면, 상대방은 당신의 목소리를 듣고 나른하고 기운이 없고, 자세가 단정하고 바른 소리를 내도 친근하고, 활기가 넘친다.

그래서 전화를 할 때 상대방이 보이지 않더라도 상대방이 눈앞에 있는 것처럼 최대한 자신의 자세에 주의해야 한다.

(4) 신속하게 정확한 접수

현대스태프 업무가 바쁘다. 테이블 안에는 종종 전화벨소리가 두세 편이 있는데, 전화벨소리를 듣고 신속하게 수화기를 들어야 한다. 세 번 안에 듣는 것이 좋다.

전화벨소리가 한 번 울리면 약 3초 정도, 오랜 시간 전화를 받거나, 방구 등은 예의가 아니다. 상대방이 기다릴 때 마음이 매우 조급해, 당신의 직장은 그에게 좋지 않은 인상을 남길 수 있다.

전화가 멀리 떨어져도 전화벨소리가 들리면 부근에는 다른 사람이 없으니, 가장 빠른 속도로 수화기를 들어야 한다는 태도는 사람마다 가져야 하는 것이고, 이런 습관은 각 사무실 스태프들이 모두 길러야 한다.

전화벨이 다섯 번 울리면 마이크를 들고 먼저 사과를 해야 한다. 전화가 오랫동안 울리면 전화가'여보세요'라는 소리만 들었을 때 상대방이 불만스러워 상대방에게 열악한 인상을 남길 수 있다.

(5) 열심히 기록하다

5WH 기교를 수시로 명심하고, 5W1H는 ① When 언젠가 ② Who 누군가 ③ Where 어디에서 ④ What 무슨 일로 ⑤ Why 왜 HOW를 진행할 것인가.

작업 중 이 자료들은 모두 매우 중요하다.

전화를 받고 전화를 받는 것은 같은 중요성을 가지고 있다.

전화 기록은 간결하면서도 완벽해야 하며 5WIH 기교에 의존한다.

(6)전화의 목적을 알아보다

출근시간 전화는 거의 업무와 관련이 있다. 회사의 모든 전화는 매우 중요하고, 대충대충 해서는 안 된다. 상대방이 찾고자 하는 사람이 없어도 ‘없는 ’이라고 말하며 전화를 끊는 것은 금물이다.

전화를 받을 때도 가능한 한 사유를 묻고 오해를 피해야 한다.

먼저 상대방의 전기가 들어오는 목적을 알아야 한다

(7) 전화 끊기 전 예의

전화통화를 끝낼 때는 일반적으로 전화를 하는 쪽에서 제출한 후에 서로 겸손하게 인사를 하고, 다시 한 번 전화만 끊으면 안 된다.