모르는 10대 문서 관리

기업이 지금 경쟁이 치열한 환경에서 총명하게 나타날 수 있을지, 중요한 결정적인 요소는 기업관리에 있으며, 기업관리중의'중두신 '문서관리는 기업 관리에서 가장 중요한 부분이다.

그러나 많은 기업들이 운영 중 대량의 원가와 인적자원이 유실되고 기업관리자들이 분명히 모르면서 기업자본 축적은 까다로운 문제가 되었지만 기업의 이윤이 반항하는 원인을 찾을 수 없다.

필자는 여러 기업에 대한 연구 분석을 거쳐 기업이 운영할 수 없는 10대 위험을 총괄했다.

기업 관리 중의 10대 은해

파일 통일 백업이 기업에서 거의 1인 1대의 컴퓨터가 수백 수천 명의 직원으로 구성된 기업이 생겨난 문서 숫자는 매우 방대하다. 기업에 있어서 매우 중요한 문서가 적지 않다.

이 문서들은 어떤 컴퓨터 시스템의 하드디스크가 손상되거나 바이러스 감염으로 인해 잃어버리면 그 손실을 예측할 수 없다.

분실 방지를 위해 백업 파일은 매우 좋은 조치였지만, 왜냐하면

분산되어, 문서량이 매우 커서 모든 컴퓨터에 있는 문서를 빠뜨리지 않는 정기적인 백업으로 거의 완성할 수 없다.

2: 기밀자료 안전이 조사를 받는 기업에 위협을 받고 있는 가운데 대부분의 관리자들은 자기 기업의 서류에 엄격한 보안 조치가 필요하다고 생각하지만 실제로는 기업이 행동에 옮기는 것은 별로 없다.

기업 관리 중 직원 이직, 퇴직, 직장 등 인원 유동 현상은 흔히 볼 수 있다. 회사 관련 중요 문서는 복제, 삭제, 유출, 유출된 경우 85%의 직원이 쉽게 다운로드할 수 있는 자료와 정보, 78%의 자료 유출은 기업 내부에서 비롯된다.

직원 이직 후 회사 상업기밀문서를 복사해 경쟁자에게 더 비싼 가격으로 팔면 기업에 천만 원의 직접적인 손실을 초래할 수 있으며 간접적 손실은 더 헤아릴 수 없다.

은환 3: 문건 찾기 곤란 은 E6 협동 문서 관리 시스템 2 • 13 / / 3 / 3 "테크노 소프트웨어 – 기업 문서 관리 의 풍향표 파일 찾기 곤란 은 기업 중 가장 흔한 문제 중 하나다.

기업이 운영하는 과정에서 서류량이 매우 크고 저장되어 분산되어 파일 이름이나 저장위치를 잊는 현상이 발생한다.

관련 조사에 따르면 기업의 경우 평균 1인당 1인당 매일 낭비하는 시간을 약 20분, 계산에 따라 매년 11일씩 조사해, 수십 명, 수백 명으로 구성된 기업의 낭비는 수십 명, 심지어 수십 만 위안의 지출이 수십 명에 달하고, 이들 은성 지출은 대량 삼키는 기업의 이익, 무형적으로 대량의 원가를 증가시켰다.

잠환 4:

현재를 저장하기는 어렵지만, 아직도 많은 기업들이 종이를 관리하는 문서를 관리하는 단계에 머물고 있다.

일부 회사들은 전자문서를 주요 정보로 적재체로 하지만, 회람이나 압축 정리를 할 때 여전히 사무용지를 대량으로 사용한다.

사무용 종이의 낭비는 이미 환경에 큰 압력을 주었다.

이 외에도 종이 문서는 저장하기 어려울 뿐만 아니라 대량의 보관공간을 점용해야 할 뿐만 아니라 썩고 곰팡이가 없어서는 안 되는 손상을 초래할 뿐만 아니라 전혀 검색할 수 없다.

어떤 부분에도 문제가 생기면 이전의 정보자료가 유실되고, 원가 연구에 다시 들어가야 한다.

검색을 할 수 없기 때문에, 뒤척이고 뒤척이며, 대량의 시간과 재료의 낭비를 초래하는 것은 물론 기업에 큰 어려움을 가져올 뿐만 아니라, 현재의'녹색 사무 '이념과 엇갈렸다.

비환 5: 문서 버전 혼란 은 기업 운영 과정 에서 종종 수량 이 많은 문서 가 생길 수 있 는 것 을 매일 대량 의 작업 인원 의 반복 전송 을 포함: 계약, 제시서, 제시서, 방안 등 중요 서류 를 통 할 수 없 고, 판본 을 혼동 해 작업 실수 를 할 수 있 는 것 이 불가피하다.

계약서에 서명할 때 이미 폐기된 계약을 오용했습니다. 생산을 진행할 때 원시적인 생산 설계 원고를 최신 설계 원고로 삼아 재생산하고, 착각한 제품 폐기, 대량의 생산원료를 낭비하고, 상품의 발송기를 늦추고...

이런 상황은 종종 기업의 이윤이 반강하지 않아 기업이 막대한 경제적 손실을 입게 한다.

6: 파일 유통, 공유 기업 내부 수십 개, 심지어 몇 백 개 부서 및 지사, 직원 수량 은 더욱 방대, 같은 부서, 프로젝트 팀 의 인원 사이에는 흔히 자주 교환, 공유 파일이 필요하다.

기업이 자신의 직원들에게 편리한 서류 공유 수단을 제공하지 않는다면 파일 발송, 업데이트 시간이 너무 낭비될 것이다. 서류 검색과 전자파일 관리의 난이도가 매우 크며 업무 효율을 낮춰 기업 정보화 관리의 병목이 된다.

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숨겨진 7: 모든 파일을 집중적으로 관리할 수 없습니다. 기업의 파일이 배로 늘어나면서 수십 대에서 수백 대의 컴퓨터에 저장되어 있습니다. 모든 서류 집중 관리를 근본적으로 실현할 수 없는 이상입니다.

각 직원의 서류 조직과 명명 습관은 각각 다르다. 어떤 문서가 가치가 있고 어떤 가치가 있는지, 다른 사람들은 알 수 없다.

이것은 서류의 분산성을 더욱 가중시켰다.

기업 문건이 분산할수록 관리성이 나빠진다.

관리자가 문서를 수집하지 못하고 규범을 통일할 수 없다면 조직과 중용하기 어렵다.

문건이 심각하게 분산된 기업에서 직원이 이직하고 업무를 인계할 때 서류 유실, 지식 단층은 상태이다.

심지어는 시간이 없어서 대량의 지식 문건을 인지하지 않고 가치를 잃는 경우가 종종 있다.

이런 현상 은 절대다수 기업 이 되었다

방면의 아궁이.

은환 8: 심사 속도 완화 파일 흐름 통제 도 기업 문서 관리 에서 통제 할 수 없는 코너, 기업 은 매일 수십 부 에서 수백 부 서류 를 심사 유전 을 검토 하 고, 심사 비준자 를 찾 는 사람 을 찾 고, 항상 수월 시간 에 전체 흐름 을 완성 할 수 있 는 과정 은 절대 실현 할 수 없다.

관련 조사 결과에 따르면 기업의 원격 관리와 파일 유통 비용이 총 비용의 10% 가량, 파일 흐름이 매우 번거롭고 효율이 낮아 업무 진행에 영향을 끼쳐 기업에 불필요한 시간과 비용의 낭비를 가져다 준다.

업무 효율이 낮아 기업의 통병이 되었다.

은근구: 역사기업의 업무를 기록할 수 없고 문서를 회피할 수 없고, 수백 수천 명의 직원이 시시각각 문서에 대해 조작하고, 모든 직원이 어떤 문서에 대해 어떤 조작을 했는지 도저히 기록할 수 없다. 실수 후 책임을 회피하는 현상이 심각하다.

회사의 기밀문서가 악의적으로 왜곡되었지만, 누가 한 것인지 조회할 수 없었는데, 직원들은 E6 협동문서관리시스템을 3 (13 / / 3 / 3 (3 / / 3 (3) 세세세히 (3) 일렉트릭 소프트웨어 (S) 경영 (S) 관리의 풍구간 (M) 에 책임을 회부하지 못하여 회사 내부 단결에 영향을 미친다. 때때로 중요한 내용은 삭제되고, 중요한 정보의 손실을 회복할 수 없고, 중요 정보의 손실을 초래하고, 새로운 인력과 시간의 원가를 낭비하고, 회사의 경제적 손실을 가져오는 데 막대한 경제적 손실을 가져왔다.

은환 10: 수동 편호 시간이 걸리면 기업이 문서 관리를 하는데 파일 번호에 빠질 수 없는 부분이다.

파일 번호를 통해 파일을 찾는 시간을 많이 줄일 수 있고 문서를 더욱 이성적으로 만들 수 있다.

그러나 기업의 문서는 연간 수천수만 위안을 쌓아 모든 문서에 대한 통일 규범관리를 할 수 없다. 중요한 문서는 계약, 인사 파일, 인사 파일 등, 편호 중복이나 오류가 자주 나타나 문서가 헷갈리게 되어 업무에 심각한 영향을 끼친다.

만약 고객과 계약을 체결할 때, 서류 편호가 혼란스러워 고객의 계약을 교체한 후 상대방에게 넘겨주는 것은 물론 회사의 신용뿐만 아니라 계약에서 비밀적인 책임 관련 조항을 저촉해 회사가 경제적 손실을 입게 하는 현상은 매우 흔하다.